Privacyverklaring

Om als sociale huisvestingsmaatschappij een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we jou meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken. 

De privacyverklaring geldt voor alle informatie over jou waarover WoninGent beschikt. De informatie verzamelen we bij andere overheidsinstellingen, bij jezelf, via invulformulieren (eventueel via de website) of tijdens een gesprek met medewerkers. Gelieve dan ook onze privacyverklaring na te lezen vooraleer een actie te ondernemen.

WoninGent hecht veel belang aan de correcte en veilige verwerking van jouw gegevens. We doen dit zorgvuldig volgens de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving. Wat dit voor jou betekent, kan je hieronder lezen.

Deze privacyverklaring is geldig vanaf 25/05/2018 en is ook van toepassing op iedere gebruiker van de website www.woningent.be en haar sub-sites aangeboden door WoninGent cvba-so met maatschappelijke zetel in Lange Steenstraat 54, 9000 Gent (hierna 'wij' of 'ons' of 'WoninGent'), met ondernemingsnummer 0400.032.156. WoninGent is eigenaar en beheerder van de website.

We houden ons het recht toe om deze verklaring te allen tijde te wijzigen, indien dit nodig zou zijn. 
 

Definities

  • Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
  • Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
  • De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is WoninGent verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.
  • Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar WoninGent beroep op doet.
     

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens. 

Wij bewaren jouw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als sociale huisvestingsmaatschappij zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat jouw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden jouw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan. 
 

Doeleinden en verwerkingsgronden

Algemeen

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken. 

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij jouw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

  • Om een wettelijke verplichting na te komen.
  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag. 
    • Bijvoorbeeld: aan politie of parket. 
  • Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven. 
    • Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. 
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst met jou. 
    • Bijvoorbeeld: wanneer jij je inschrijft voor een sociale huurwoning als kandidaat-huurder en gedurende de looptijd van het huurcontract. 

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

  • Identificatie- en contactgegevens. 
    • Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, Rijksregisternummer, telefoonnummer …
  • Persoonlijke kenmerken.
    • Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep …
  • Samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties. 
    • Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen …
  • Financiële bijzonderheden.
    • Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers,  inkomsten, uitkeringen,  personenbelasting …
  • Sociale (zekerheids)gegevens. 
    • Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon …  
  • Beeld- en geluidsopnamen. 
    • Bijvoorbeeld: foto’s, video-opname …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

  • Gegevens betreffende de gezondheid.
    • Bijvoorbeeld: medisch verslag, behandeling, informatie over een beperking …
  • Raciale of etnische gegevens.
    • Bijvoorbeeld: taalvaardigheid …
  • Lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond).
    • Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen …

De persoonsgegevens die we verzamelen in het kader van onze werking, nemen we op in de bestanden van WoninGent. Deze gegevens worden uitsluitend opgevraagd en verwerkt om de efficiënte en de correcte samenstelling van het dossier van (kandidaat-)huurders en (kandidaat-)kopers mogelijk te maken, de concrete huur-, of koopvoorwaarden voor een sociale woning vast te stellen, om na te gaan of deze voorwaarden worden nageleefd, maar ook om jou goed te informeren of informatie bij jou op te vragen.

Meer gedetailleerde informatie hieromtrent vind je via deze linken:

Je kan  op de website van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) nalezen aan wie onze woonorganisatie jouw gegevens mag doorgeven en waarom.
 

Op deze website

De meeste informatie is op of via deze website beschikbaar zonder dat je persoonsgegevens moet doorgeven.

Als we in bepaalde gevallen toch persoonlijke informatie vragen, dan worden de gegevens verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (25 mei 2018).

Van waar verzamelen we jouw informatie?

Via onze website met formulieren:

  • Herstelling aanvragen
  • Ongedierte melden
  • Sluikstort melden
  • Vandalisme melden
  • Overlast melden of een sociale vraag stellen
  • Aanpassing aan je woning aanvragen
  • Herstellingsfactuur betwisten
  • Verzekeringsaangifte doen
  • Solliciteren

 
Waarom verplichten wij jou om bepaalde velden in te vullen voor je een verzoek kan indienen?

Zo kunnen wij jouw vraag snel en eenvoudig behandelen en beantwoorden. Alle andere informatie die je geeft is facultatief. Als je de verplichte velden niet of incorrect invult, kunnen we jouw vraag misschien niet (volledig) behandelen en beantwoorden.

Waarvoor gebruiken we jouw persoonlijke gegevens?

Jouw contactgegevens en andere informatie die je ons verstrekt via onze formulieren op onze website behandelen wij voor deze doeleinden:

  • het formulier 'herstelling aanvragen'  - om jou technische ondersteuning of een afspraak te geven.
  • het formulier 'ongedierte melden' - om ongedierte in je gebouw of woning te bestrijden en op te volgen.
  • het formulier 'sluikstort melden'  - om sluikstort in je gebouw te bestrijden en op te ruimen. 
  • het formulier 'vandalisme melden' - om vandalisme in je gebouw te bestrijden en op te volgen. 
  • het formulier 'overlast melden of een sociale vraag stellen' - om je te helpen met je sociale vragen of met problemen met je medebewoners.
  • het formulier 'aanpassing aan je woning aanvragen' - om een aanpassing die je vraagt goed of af te keuren. 
  • het formulier 'verzekeringsaangifte doen' - om jouw schade aan te geven aan onze verzekeringsmaatschappij en op te volgen.
  • het formulier 'solliciteren' - om jouw sollicitatie te verwerken. 
     

Doorgifte

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of externe aannemer) of jouw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden jouw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer jouw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. 

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens. 
 

Openbaarheid van bestuur

In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden jouw persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving. 
 

Rechten

Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

Je mag weten of we persoonsgegevensgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
Stuur hiervoor een e-mail naar

Wij bezorgen jou dan deze informatie.

Wij moeten jou informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en we moeten jouw rechten beschrijven. Ook moeten we jou een kopie van je persoonlijke gegevens bezorgen als je ons dit vraagt. Een kopie kan je vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij jouw aanvraag voor inzage moeten wij jouw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij jou op dat ogenblik een bewijs van jouw identiteit. Twijfelen wij over jouw identiteit, dan zullen wij jou pas de documenten sturen nadat wij jouw identiteit kunnen bevestigen. We zullen jou de documenten via e-mail sturen als je hiermee akkoord bent. Ben je niet akkoord, dan sturen wij jou de documenten met de post toe. 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen jou altijd informeren als we niet binnen een maand jouw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op correctie en aanvulling

Is iets niet correct? Dan kan je dit laten aanpassen (verbeteren of aanvullen). De foutieve informatie gebruiken wij niet meer.
Denken we zelf dat jouw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we jou contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet je hiervoor naar ons kantoor komen om jouw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om vergeten te worden

Je mag vragen dat jouw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer: 

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden; 
  • je de toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is; 
  • je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn; 
  • jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden; 
  • jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen jouw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om jouw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

  • je de juistheid van die gegevens betwist;
  • de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
  • wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering. Heb je ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we jouw gegevens.;
  • je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden jouw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met jouw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij jou waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw jouw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als je jou beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren jou ook over deze ontvangers als je dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden jou of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als je dit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

  • die je ons bezorgde 
  • die we verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
  • die we verwerken via geautomatiseerde middelen 


Recht op bezwaar

Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met jouw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van jouw gegevens staken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we jouw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van jouw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op jouw toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming

Je kan op elk moment jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken. 
Maar, wij blijven jouw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag je jouw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als je jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal. 
Je kan jouw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

Uitoefenen van rechten

Je kunt jouw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat niemand anders dan jezelf deze rechten kan uitoefenen, mail je hiervoor naar privacy@woningent.be of contacteer je onze functionaris voor gegevensbescherming de heer Jens Lemarcq via jens.lemarcq@oost-vlaanderen.be.

Indien u jouw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties jouw gegevens hebben geraadpleegd, kan je je rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.

Vragen?

Heb je vragen over jouw informatie?
Dan kan je terecht bij onze verantwoordelijke privacy. Contacteer ons via privacy@woningent.be.

Je kan ook terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming de heer Jens Lemarcq via jens.lemarcq@oost-vlaanderen.be.

Heb je algemene vragen over privacy? Dan kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
 

Inhoud van deze website

De verschillende pagina’s die je raadpleegt op deze website of die je verkrijgt via interactieve toepassingen, hebben een zuiver informatieve en indicatieve waarde. We werken deze website op regelmatige tijdstippen bij.

WoninGent geeft geen garanties over de actualiteit, accuraatheid, correctheid, volledigheid of geschiktheid voor een bepaald doel van de informatie, de gegevens of publicaties.

De intellectuele eigendomsrechten van de informatie, publicaties en gegevens op deze website komen toe aan WoninGent. Je mag hierop geen inbreuk maken.

Je mag deze informatie, publicaties of gegevens in geen enkele vorm overdragen, verkopen, verspreiden of reproduceren. Je hebt hiervoor de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van de auteur of van zijn rechthebbenden nodig.
 

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je jouw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven of infomails. Je ontvangt deze als je gekend bent als (kanidaat-)huurder. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je  uitschrijven door te mailen naar verhuur@woningent.be. Gebruikten we een Mail service om de nieuwsbrief te versturen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief. 

Beeldmateriaal 

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor WoninGent en haar activiteiten, onder andere in onze niewsbrief, in ons bewonersmagazine WijsWonen, in ons jaarverslag en op onze website. Wij respecteren jouw recht op afbeelding en engageren ons om jou bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.  

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van jouw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie. Wens je zeker niet in beeld te komen, dan kan je onze fotograaf hierover aanspreken.

Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf jou aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken. 

Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.
 

Vragen en klachten

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Jouw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten. 

De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.


Contactgegevens

Je kan ons contacteren via:

 

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.

Heb je nog vragen?

Contacteer ons. We helpen je graag verder.